Đến đầu tiên và ra về cuối cùng sau mỗi sự kiện, cán bộ Văn phòng Tổng cục QLTT được ví như “nghề làm dâu trăm họ”, phục vụ 9 người mà 10 ý khác nên để làm tốt công việc, đòi hỏi họ phải có thần kinh thép. Nghe thì to tát là vậy, nhưng để mô tả đúng chức năng, công việc của công chức Văn phòng, chỉ cần nhìn vào khâu tổ chức của một hội nghị, hội thảo mới thấy hết sự tất bật của một bộ phận được gọi là “làm dâu trăm họ”.

Âm thầm nơi “đầu sóng ngọn gió”

Có thể phác thảo một phần công việc của công chức Văn phòng Tổng cục thế này: Để chuẩn bị Hội nghị, lãnh đạo Văn phòng Tổng cục phải xác định mục tiêu chủ đề của Hội nghị, từ đó xây dựng kịch bản, lựa chọn nguồn lực bảo đảm phù hợp và truyền tải chính xác nội dung thông điệp mà Lãnh đạo Tổng cục hướng tới để những người tham dự hồi nghị dễ dàng tiếp cận và thấu hiểu. Tiếp theo, khi bước vào hội nghị, các bộ phận được phân chia trách nhiệm, làm rõ công việc và phối hợp nhịp nhàng: tài liệu được chuẩn bị sẵn sàng trên bàn; khi các đại biểu yên vị thì những cán bộ của Văn phòng vẫn phải đôn đáo tới lui. Người rà soát khách mời, người đi phát tiếp tài liệu, người theo dõi quang cảnh hội nghị để xử lý kịp thời nếu có vấn đề phát sinh; người dõi theo từng cử chỉ của lãnh đạo Chủ trì hội nghị cũng như quan khách có mặt, người bao quát xung quanh để đảm bảo mọi việc đều diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo theo đúng kế hoạch đề ra. Đến giờ dùng cơm trưa, những cán bộ của Văn phòng Tổng cục lại là những người ngồi vào bàn ăn cuối cùng, khi tất cả các khách mời đã thưởng thức bữa cơm gần như xong xuôi...

Các hoạt động lớn nhỏ luôn mang đậm dấu ấn của Văn phòng Tổng cục

Sự sáng tạo ở mỗi Hội nghị được tổ chức không giống nhau, không lặp đi lặp lại. Trong 5 năm hoạt động theo môi hình ngành dọc, Văn phòng Tổng cục đã tổ chức tới cả trăm Hội nghị, từ Hội nghị chuyên môn đến hội nghị thi đua phong trào; từ Hội nghị trong nước đến Hội nghị quốc tế, Hội nghị trực tiếp đến Hội nghị trực tuyến, không Hội nghị nào giống Hội nghị nào. Vì thế, công việc của Văn phòng Tổng cục luôn đòi hỏi tính sáng tạo từ khâu tổ chức đến triển khai chương trình, nội dung trọng tâm để đảm bảo mỗi hội nghị có một mục tiêu, chủ đề, thông điệp khác nhau. Ngoại trừ những sự kiện mang tính nghi lễ, khánh tiết đã được quy chuẩn về nội dung thì các Hội nghị luôn đảm bảo các yếu tố mới, độc đáo, sáng tạo, phát huy hiệu quả tối đa các nội dung cuộc họp. “Nghề nào cũng có cái khó, nhưng làm công tác văn phòng luôn có những đặc thù rất riêng. Những lúc khó khăn nhất, cán bộ văn phòng phải chấp nhận bị lãnh đạo phàn nàn và rầy la đầu tiên. Nhưng chính trong khó khăn đó sẽ giúp cho từng công chức văn phòng trưởng thành và nhận được sự tin tưởng của lãnh đạo”, lãnh đạo Văn phòng Tổng cục nhấn mạnh: Làm công tác ở văn phòng dù là nhiệm vụ gì, công việc lớn hay nhỏ đều đòi hỏi mỗi công chức, người lao động phải tích cực, chủ động, bám sát nhiệm vụ, lắng nghe, thấu hiểu để tham mưu kịp thời. Việc dễ phải làm nhanh, việc khó phải chủ động học hỏi, làm cho tròn, càng khó càng phải cố gắng.

Niềm vui của chị em Văn phòng Tổng cục trong ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10/2023

Tổng cục QLTT chính thức hoạt động theo mô hình ngành dọc từ ngày 12/10/2018 nối từ Trung ương tới 63 tỉnh thành trong cả nước. Bộ máy gồm 6.000 con người với 6.000 tính cách, sở thích, thói quen, khác nhau nên người đảm nhận vị trí Chánh Văn phòng Tổng cục QLTT được ví như “làm dâu cả nghìn họ”. Không chỉ có vai trò cầu nối, gắn kết giữa lãnh đạo, chỉ huy với các cơ quan, đơn vị nhưng đồng thời Chánh Văn phòng cũng phải là người thấu hiểu tính chất phục vụ nên với mọi công việc, từ việc lớn đến việc nhỏ phải chu đáo… Song, không phải ai cũng hiểu được điều này. Không ít cán bộ văn phòng cảm thấy tủi thân khi nghe ai đó bảo rằng: “Làm văn phòng nhàn tênh đôi ba cái công văn giấy tờ, đi đi lại lại hết ngày”. Có người lại nói: "Làm văn phòng chỉ có vài ba việc pha trà rót nước gì mà đau đầu, cần gì phải chuyên môn". Buồn khi bị ai đó chưa hiểu về công việc của mình song, chỉ riêng họ biết rằng: Giống như bao công việc khác, ngoài chuyên môn (quản lý các hoạt động về truyền thông, công nghệ thông tin, kế toán quản trị, thi đua khen thưởng, đảm bảo đời sống tin thần, phục vụ cho hơn 6.000 con người trong toàn lực lượng), Văn phòng còn phải biết tách bạch giữa chuyện công – việc tư, lấy văn hóa công sở ra để làm thước đo. Nghĩa là, tuyệt đối không được để tâm trạng cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung. Vì chỉ cần chút lơ đãng, lãnh đạo sẽ nhận ra ngay sự thiếu chuyên nghiệp, không tận tâm với công việc.

Công chức Văn phòng với 16 chữ vàng

Văn phòng Tổng cục QLTT là cơ quan tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo theo dõi, chỉ đạo công tác bảo đảm hậu cần trong Tổng cục. Do vậy, các việc lớn nhỏ liên quan đến công tác hậu cần của Tổng cục đều đến tay các công chức Văn phòng. “Chuyện nhỏ” thường ngày là bữa ăn, tấm áo, đời sống… của cán bộ trong Tổng cục, còn “việc lớn” là các hoạt động đón tiếp, truyền thông, xây dựng hình ảnh trong toàn lực lượng… đều có sự tham gia, góp sức của cơ quan văn phòng.

Nếu thống kê công việc của họ trong một “cái gạch đầu dòng” thì các đầu việc chỉ gói gọn trong 16 chữ vàng “đón rước, đưa ma, tuần tra, canh gác, bưng bê, khuân vác, đặt cỗ, kê mâm”. Còn yêu cầu phẩm chất của họ cũng chỉ gói trong 10 chữ: “Trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỷ, kịp thời”. Thế nhưng, chỉ những cán bộ làm trực tiếp công việc văn phòng mới hiểu, Văn phòng Tổng cục không chỉ là nơi quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ giúp Đảng ủy về công tác tài chính, trực tiếp triển khai công tác hành chính phục vụ, đảm bảo phương tiện đi lại cho cơ quan tổng cục… với cả núi công việc.

Núi công việc ấy gồm tham mưu, tổng hợp giúp cho lãnh đạo theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ công tác bảo đảm hậu cần trong mọi tình huống. Muốn thế, các bộ phận phải chủ động nắm bắt, quán triệt những chủ trương, định hướng lớn, chủ động phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ chuyên ngành chuẩn bị tốt nội dung tham mưu và sau đó căn cứ vào nội dung, chỉ thị của tổng cục để kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch cho đúng, cho đủ. Xử lý những việc này phải đúng trình tự, nguyên tắc, đúng quan điểm, đường lối, pháp luật và đúng yêu cầu nhiệm vụ. Tập thể cấp ủy, chỉ huy văn phòng và các bộ phận đã phát huy dân chủ, trí tuệ gắn với trách nhiệm của từng người.

Công việc của Văn phòng Tổng cục luôn đòi hỏi tính sáng tạo từ khâu tổ chức đến triển khai chương trình, nội dung trọng tâm để đảm bảo mỗi hội nghị có một mục tiêu, chủ đề, thông điệp khác nhau.

Một trong những nội dung quan trọng khác mà Văn phòng đã triển khai có hiệu quả là công tác cải cách hành chính trong toàn Tổng cục; Triển khai ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hệ thống văn bản đi và đến, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ đảm bảo đúng chế độ quy định. Quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo mật thông tin, xử lý chính xác, kịp thời công văn, tài liệu, không để chậm, thất lạc. Hàng năm, Văn phòng tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác ngành để thực hiện thống nhất trong toàn tổng cục, đồng thời chấn chỉnh ngay những tồn tại ở cơ quan, đơn vị trực thuộc. Cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, tăng tính chuyên nghiệp trong công tác hành chính.

Cái khó của những người làm công tác văn phòng là kỹ năng tổng hợp, tóm tắt vấn đề sao cho ngắn gọn. Từ báo cáo vài trang của các Cục, Vụ khi trình cho lãnh đạo Tổng cục phải viết gọn để lãnh đạo nắm hết ý cần biết trong báo cáo đó. Điểm đáng nói nữa là văn phòng cũng đã tham mưu, đề xuất thực hiện cơ chế song trùng vừa chuyên viên, vừa thủ trưởng. Do vậy, việc rèn luyện kỹ năng viết, sử dụng thành thạo các phần mềm soạn thảo văn bản cũng được chú trọng.

Công việc khó khăn vất vả của Văn phòng Tổng cục thời gian qua đã được lãnh đạo Tổng cục QLTT đánh giá cao. Trong hội nghị sơ kết mới đây, Tổng Cục trưởng Trần Hữu Linh ghi nhận: Làm văn phòng khó lắm, phải đến sớm về trễ, được khen ít, bị rầy nhiều. Công chức văn phòng làm các công việc phục vụ, lương không cao nhưng luôn phải làm tốt công tác tham mưu, đưa ra những phương án tốt nhất, trong điều kiện khó khăn nhất. “Tất cả những sự nỗ lực đó lãnh đạo đều biết, đều ghi nhận…”, Tổng Cục trưởng nói.

Văn phòng Tổng cục luôn quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo mật thông tin, xử lý chính xác, kịp thời công văn, tài liệu, không để chậm, thất lạc.

Theo vị trí và chức năng nhiệm vụ tại Quyết định số 3478/QĐ-BCT của Bộ trưởng Bộ Công Thương, Văn phòng Tổng cục QLTT có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng và có vai trò vô cùng quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Tổng cục. Văn phòng không chỉ có chức năng tham mưu giúp Tổng cục trưởng chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc và trực thuộc tổng cục thực hiện quy chế việc làm, các chương trình kế hoạch công tác mà còn đảm nhận việc tổ chức, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính, an ninh quốc phòng, thi đua khen thưởng, thông tin truyền thông, công nghệ thông tin…

Cụ thể, về công tác truyền thông, trong 5 năm qua, Văn phòng Tổng cục đã tổ chức hoặc phối hợp biên soạn tài liệu tuyên truyền, phổ biến các quy định có liên quan đến hoạt động của lực lượng QLTT như các văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết thi hành; biên soạn sách, xây dựng các chuyên mục tìm hiểu Pháp lệnh QLTT, đưa tin trên báo, tạp chí, đài phát thanh truyền hình ở trung ương và địa phương, trên Internet; giải đáp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình triển khai thi hành Pháp lệnh QLTT.

Và không gian xanh mướt được các công chức Văn phòng Tổng cục chăm chút hàng ngày

Ngoài ra, trong 5 năm qua, Văn phòng Tổng cục đã chủ trì, phối hợp tham gia triển khai quyết liệt là việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số để nâng cao năng lực thực thi nhiệm vụ, tăng cường quản lý, giám sát và siết chặt kỷ luật công vụ trong hoạt động của đội ngũ công chức QLTT các cấp. Giai đoạn 2018-2022 đánh dấu sự thay đổi mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực thi hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính và quản lý, giám sát việc thực thi công vụ của lực lượng QLTT phù hợp với chủ trương chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử cũng như xu hướng phát triển của thương mại điện tử trong bối cảnh mới. Các hệ thống phần mềm quản lý công tác văn thư, chế độ báo cáo, quản lý công chức quản lý địa bàn và quản lý công tác kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính... đã được triển khai vận hành xuyên suốt trong lực lượng từ trung ương đến địa phương. Từ quý I/2022, điện tử hóa toàn bộ hệ thống ấn chỉ giấy trong hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ QLTT; sử dụng biểu mẫu in sẵn trong trường hợp không thể soạn thảo trên máy tính điện tử hoặc trên hệ thống INS. Cùng với đó, công tác thông tin, truyền thông cũng được tăng cường hướng đến mục tiêu xây dựng vai trò, hình ảnh và hoạt động của lực lượng QLTT gắn với người dân, doanh nghiệp và phải được đánh giá trên nền tảng sự phản hồi từ phía người dân, doanh nghiệp.