Theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng quyết định số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ in hằng năm; tổ chức in và lập hồ sơ quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ bảo đảm chặt chẽ, bảo mật theo quy định.

Việc quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ, an toàn không để xảy ra hư hỏng, thất thoát.

Phôi văn bằng, chứng chỉ phải có dấu hiệu bảo mật

Quyết định nêu rõ, phôi văn bằng, chứng chỉ phải có dấu hiệu bảo mật. Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm lựa chọn dấu hiệu bảo mật trên phôi văn bằng, chứng chỉ bảo đảm tính mỹ thuật, tính bảo mật và chống làm giả. Cục Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức việc dán hoặc in dấu hiệu bảo mật lên phôi văn bằng, chứng chỉ; hủy dấu hiệu bảo mật bị hư hỏng.

Phôi văn bằng, chứng chỉ được đánh số hiệu (seri); mỗi phôi văn bằng, chứng chỉ có một số hiệu riêng. Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng quy định số hiệu phôi văn bằng, chứng chỉ.

Cấp phôi văn bằng, chứng chỉ thực hiện qua phần mềm quản lý

Theo quy định, việc cấp phôi văn bằng, chứng chỉ thực hiện qua phần mềm quản lý cấp phôi văn bằng, chứng chỉ (phần mềm).

Các đơn vị lập phiếu đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ và tải phiếu đề nghị lên phần mềm.

Phần mềm quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ được Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng để quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng đồng bộ và thống nhất thông tin (tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu) quản lý cấp phôi văn bằng, chứng chỉ. Địa chỉ truy cập phần mềm: https://capphoivbcc.naric.edu.vn.

Phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng thì phải hủy bỏ

Phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, do ban hành mẫu mới hoặc vì các lý do khác không còn sử dụng được thì phải hủy bỏ.

Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng, thủ trưởng các đơn vị nhận phôi văn bằng, chứng chỉ quyết định việc hủy phôi văn bằng, chứng chỉ.

Việc hủy phôi văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 21/2019/TT- BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp THCS, bằng tốt nghiệp THPT, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.