Văn thư, lưu trữ - công việc thầm lặng của những “tỉnh táo viên”

Trong suy nghĩ của nhiều người, cán bộ văn thư - lưu trữ là người làm công việc “bàn giấy”, rất nhẹ nhàng, đơn giản như đóng dấu, nhận và cấp phát công văn, bưu phẩm, quản lý lưu trữ bảo mật tài liệu trong kho, tủ… Thế nhưng, công việc văn thư tại Tổng cục Quản lý thị trường lại là công việc đòi hỏi độ chính xác, tính bảo mật cao khi số lượng công văn giấy tờ nhiều, chỉ cần chút sơ sểnh là… hiểm họa khôn lường.

Trong căn phòng nhỏ tại tẩng 2 Tổng cục Quản lý thị trường số 91 Đinh Tiên Hoàng, Hoàn Kiếm, Hà Nội, vừa thoăn thoắt rà soát công văn, ghi chép vào sổ, chị Đàm Thị Thanh Lý, công chức Phòng Tổng hợp – Hành chính kể về những chuyện vui buồn của nghề mình. “Ở bộ phận văn thư này tưởng nhàn nhưng không phải như vậy, công việc cứ nối tiếp ngày qua ngày, tưởng là nhàm chán lặp lại nhưng thực tế không phải như vậy. Lúc cần nhanh gọn thì tốc hành thời gian tính theo phút, lúc tĩnh lặng và thật sự cẩn mật thì lại chỉn chu theo từng từ từng ngữ. Công việc cứ liên tục như vậy, chẳng có thời gian mà buồn”.

Văn thư, lưu trữ - công việc thầm lặng của những “tỉnh táo viên”

Chị Lý chia sẻ, nhiều người nhắc đến Văn thư, lưu trữ thường nghĩ đây là công việc nhàn hạ, thậm chí là đơn điệu. Thế nhưng thực tế không phải như vậy, ai yêu nghề đều phải tự đổi mới, vận động, nghĩ ra phương pháp làm việc hiệu quả và khoa học, họ chính là những "Tỉnh táo viên" đúng nghĩa. Chị Lý và chuyên viên khác đang vận hành toàn bộ thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư với cả kho hồ sơ lưu trữ của Tổng cục. Do vậy, việc thống kê, bảng biểu, nhãn mác dán đúng tiêu chuẩn, quy định, đặc biệt là việc ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu cũng là một thách thức, đòi hỏi cán bộ văn thư phải cập nhật kiến thức, bắt kịp xu hướng chuyển đổi số…

Nghề văn thư, lưu trữ như ví von “bận như con mọn”, phải rất yêu nghề, chịu khó và đôi lúc phải “hy sinh” mới làm tốt được các nhiệm vụ được giao. Ai đã từng vào kho lưu trữ trữ mới thấy được độ kiên nhẫn của các cán bộ văn thư. Họ không chỉ xử lý các công văn, giấy tờ đi đến trong ngày mà còn phải thường xuyên lên kiểm tra kho lưu trữ để xem có gì bất chắc, phát sinh như vấn đề ẩm mốc, mối mọt, chuột gặm nhấm tài liệu… Chưa kể, thời tiết ở miền Bắc thuộc khí hậu nóng ẩm và nồm nên rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, lưu trữ các tài liệu bằng bản giấy.

Công việc bận rộn là vậy nhưng nhìn vào những chồng hồ sơ công văn, giấy tờ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì chúng ta đã phần nào hiểu được tính cách những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Đó là những người đã tự rèn luyện cho bản thân tính cẩn trọng, tỉ mỉ, cần mẫn và khoa học. Họ phải phân chia hợp lý cho phần việc nào làm trước, việc nào làm sau, nhất là những công văn mang tính “khẩn” phải nhanh chóng giải quyết kịp thời, đúng hạn theo chỉ đạo của cấp trên. Vì thế, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ được chị Lý cùng các chuyên viên luôn tuân thủ nhất quán phương châm "Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra".

Văn thư, lưu trữ - công việc thầm lặng của những “tỉnh táo viên”

Nhớ lại những ngày đầu về đơn vị gặp không ít khó khăn vì kinh nghiệm chưa có nhiều mà công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ đòi hỏi phải chất lượng văn bản ban hành, quản lý văn bản, tài liệu có độ mật cao, bảo đảm chặt chẽ, phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc nhưng phải đảm bảo công việc đúng tiến độ,.. cũng gây nhiều khó khăn cho cá nhân chị Lý. Tuy nhiên, với tinh thần ham học hỏi và không bỏ cuộc trước khó khăn, chị Lý đã trăn trở, tự tìm tòi, nghiên cứu kiến thức để vận dụng phù hợp vào đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ của Tổng cục. Bên cạnh đó, chị cũng chủ động học tập thông qua sách báo, Internet và học ở các đồng nghiệp khác.

Là nhân viên văn thư - bảo mật, đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và kỹ năng cần thiết như kỹ năng sắp xếp tổ chức công việc, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác.

Sau nhiều năm gắn bó với nghề, chị chia sẻ: “Ai cũng nghĩ nghề văn thư đơn điệu, nhàm chán với những việc cứ giống nhau đều đặn hàng ngày. Thế nhưng, đối với tôi, công việc này luôn giúp tôi cảm nhận được năng lượng tích cực từ chính những con người tôi gặp và tiếp xúc hàng ngày. Bên cạnh đó giúp cho các đồng nghiệp giải quyết và xử lý nhanh công văn, công việc văn thư, lưu trữ cho tôi niềm vui bởi bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, để từ đó càng cảm thấy gắn bó với công tác này-nghề mà tôi đã chọn".

Văn thư, lưu trữ - công việc thầm lặng của những “tỉnh táo viên”
Việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ được chị Lý cùng các chuyên viên luôn tuân thủ nhất quán phương châm "Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra".

Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội. Không một quốc gia, dân tộc, cơ quan hay tổ chức, cá nhân nào lại không có nhu cầu về ý thức lưu giữ lại những dấu tích về nguồn gốc, về lịch sử, về những gì đã qua. Bởi lẽ, quá khứ chính là hiện tại vừa qua đi, hiện tại và tương lai đều được xây dựng trên nền tảng quá khứ. Chính vì thế, lưu trữ cũng là ngành khoa học giúp những tài liệu về quá khứ được bảo quản an toàn, nhằm phát huy giá trị của chúng trong cuộc sống hiện tại và tương lai nên vừa mang tính cơ bản vừa mang tính ứng dụng cao. Để lưu trữ những tài liệu đó, các chuyên viên làm công việc văn thư, lưu trữ không chỉ áp dụng các phương pháp vừa truyền thống, vừa hiện đại mà còn phải liên tục cập nhật những phương pháp mới cách thức mới: Lưu trữ số, Lưu trữ cơ sở dữ liệu, Công nghệ lưu trữ…

Cùng chuyên mục

Tin khác

Triệt xóa nhóm đối tượng rửa tiền, lừa đảo qua đầu tư tiền ảo

Triệt xóa nhóm đối tượng rửa tiền, lừa đảo qua đầu tư tiền ảo

Dùng những lời chào mời, hứa hẹn lợi nhuận cao, đầu tư dễ dàng, tạo lòng tin để lừa đảo chiếm đoạt tiền người đầu tư qua sàn tiền ảo, sau đó “làm sạch” số tiền để sử dụng. Nhóm đối tượng phạm tội này vừa bị Công an huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang phối hợp với Phòng An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao đấu tranh, triệt phá.
Liên tiếp xảy ra 3 trận động đất tại Kon Tum, có trận 4,1 độ

Liên tiếp xảy ra 3 trận động đất tại Kon Tum, có trận 4,1 độ

Trung tâm Báo tin động đất và Cảnh báo sóng thần (Viện Vật lý Địa cầu) vừa phát đi thông báo động đất. Theo đó, vào lúc 17h06'44'', tại khu vực huyện Kon Plông, tỉnh Kon Tum, một trận động đất có độ lớn 4,1 xảy ra tại vị trí có tọa độ (14.895 độ vĩ Bắc, 108.191 độ kinh Đông), độ sâu chấn tiêu khoảng 8.1 km.
Bộ Công an thông tin về tiến độ, kết quả điều tra các vụ án được dư luận quan tâm

Bộ Công an thông tin về tiến độ, kết quả điều tra các vụ án được dư luận quan tâm

Chiều ngày 4/10/2024, tại Họp báo thông báo tình hình kết quả công tác công an quý III năm 2024 của Bộ Công an, Thiếu tướng Nguyễn Văn Thành, Phó Cục trưởng Cục Cảnh sát điều tra tội phạm về tham nhũng, kinh tế, buôn lậu đã thông tin đến báo chí về tiến độ, kết quả điều tra 4 vụ án xảy ra tại Tập đoàn Phúc Sơn, Tập đoàn Thuận An, dự án Sài Gòn - Đại Ninh và Tập đoàn Vạn Thịnh Phát.
Tổng Bí Thư, Chủ tịch nước Tô Lâm và Đoàn đại biểu cấp cao Việt Nam gặp gỡ các doanh nghiệp hàng đầu Ai-len

Tổng Bí Thư, Chủ tịch nước Tô Lâm và Đoàn đại biểu cấp cao Việt Nam gặp gỡ các doanh nghiệp hàng đầu Ai-len

Buổi gặp mặt diễn ra trong không khí cởi mở, thân thiện và đầy ý nghĩa với sự tham gia của các Chủ tịch, tổng giám đốc, lãnh đạo 12 tập đoàn lớn nhất Ai-len có quan tâm và có đầu tư vào Việt Nam, tập trung vào 4 lĩnh vực hợp tác mũi nhọn, đầy tiềm năng, bao gồm: công nghệ cao, nông nghiệp, công nghiệp – năng lượng, y tế.
Quảng Trị: Bắt đối tượng vận chuyển gần 170kg pháo hoa nổ

Quảng Trị: Bắt đối tượng vận chuyển gần 170kg pháo hoa nổ

Ngày 2/10/2024, Công an huyện Đakrông, tỉnh Quảng Trị cho biết, đơn vị vừa bắt giữ đối tượng vận chuyển gần 170kg pháo hoa nổ.
Thông cáo báo chí Kỳ họp thứ 48 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Thông cáo báo chí Kỳ họp thứ 48 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Trong các ngày 01 và 02/10, tại Hà Nội, Ủy ban Kiểm tra Trung ương đã họp Kỳ thứ 48. Đồng chí Trần Cẩm Tú, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Trung ương chủ trì Kỳ họp.
Tăng cường kiểm tra, phòng chống vận chuyển, nhập lậu lợn qua biên giới Tây Nam

Tăng cường kiểm tra, phòng chống vận chuyển, nhập lậu lợn qua biên giới Tây Nam

Cục Điều tra chống buôn lậu thuộc Tổng cục Hải quan vừa có văn bản đề nghị Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện nghiêm phòng chống vận chuyển trái phép lợn qua biên giới Tây Nam.
Ứng phó lũ trên sông Thao, sạt lở đất tại Lào Cai, Yên Bái

Ứng phó lũ trên sông Thao, sạt lở đất tại Lào Cai, Yên Bái

Bộ trưởng Bộ NN&PTNT vừa có công điện gửi UBND các tỉnh Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ và các đơn vị liên quan về việc ứng phó với lũ trên sông Thao và nguy cơ gây ngập lụt tại các vùng trũng thấp ven sông, lũ quét, sạt lở đất tại khu vực vùng núi tại tỉnh Lào Cai, Yên Bái.
Xem thêm

Đọc nhiều / Mới nhận